Spółka z o.o. nie jest magicznym sposobem na podatki. Jak dobrać formę prawną do strategii biznesowej?

Wybór między jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką z ograniczoną odpowiedzialnością często sprowadzany jest do prostego porównania podatków i obciążeń. W rzeczywistości jest to jednak jedna z najważniejszych decyzji dotyczących sposobu budowania firmy. Dobrze dobrana forma prawna może wspierać rozwój, ułatwiać skalowanie biznesu i tworzyć przestrzeń do realizacji nowych projektów. Źle dopasowana staje się natomiast niepotrzebnym obciążeniem.

O tym, jak przedsiębiorcy powinni projektować strukturę firmy zgodnie ze strategią rozwoju, rozmawiamy z Aleksandrą Kornaszewską, założycielką firmy Meritum – Centrum Obsługi Biznesu.

Spółki z o.o. jeszcze kilka lat temu były naturalnym etapem rozwoju jednoosobowych działalności gospodarczych. Dziś coraz częściej postrzegane są jako sposób na obniżenie obciążeń podatkowych i uniknięcie składek ZUS. Decyzje o ich założeniu nierzadko zapadają po obejrzeniu materiałów influencerów na TikToku. Gdzie kończą się fakty, a zaczynają niebezpieczne uproszczenia?

Rzeczywiście, przedsiębiorcy często przychodzą do mnie z gotową decyzją. Nie pytają, jaka forma prawna będzie najlepsza dla ich biznesu – mówią po prostu, że chcą założyć spółkę z o.o.

Najczęściej pojawia się jeden argument: niższe obciążenia. Składka zdrowotna na poziomie kilkuset złotych, brak ZUS-u czy niższy podatek. Problem polega na tym, że jest to spojrzenie tylko na jeden fragment znacznie większej układanki.

Forma prawna firmy nie powinna być wybierana wyłącznie przez pryzmat tego, ile dziś zapłacimy podatku. To decyzja, która powinna być dopasowana do sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz kierunku jego rozwoju.

Forma prawna jest narzędziem. Jeżeli mamy niewielki ogród przy domu, potrzebujemy dobrej kosiarki, a nie kombajnu. Kombajn daje ogromne możliwości, ale jest kosztowny. Prawdziwe pytanie brzmi: czy właśnie takiego narzędzia w tym momencie potrzebujemy?

Podobnie jest ze spółką z o.o. To bardzo dobra forma prowadzenia biznesu, ale tylko wtedy, gdy odpowiada na konkretne potrzeby przedsiębiorcy. Nie jest automatycznie lepsza od jednoosobowej działalności gospodarczej. Jest po prostu innym rozwiązaniem, które ma swoje zalety, ale również określone konsekwencje.

Bardzo ważny jest również koszt energetyczny prowadzenia danej struktury. Każde rozwiązanie wymaga określonej uwagi, czasu i kompetencji. W spółce trzeba rozumieć więcej procesów, pilnować formalności oraz śledzić zmieniające się przepisy i interpretacje.

Rozwiązanie, które jeszcze rok temu było popularne i atrakcyjne, dziś może już takie nie być, ponieważ zmienia się otoczenie prawne. Dlatego nie chodzi o to, by powiedzieć, że spółka z o.o. jest dobra albo zła. Tak postawione pytanie jest po prostu niewłaściwe. Właściwe brzmi: czy ta forma jest odpowiednia dla mojego biznesu na obecnym etapie jego rozwoju?

W takim razie – kiedy potrzebujemy kosiarki, a kiedy kombajnu?

Często pytam przedsiębiorców, gdzie chcą być za pięć lat. Czy planują rozwijać zespół? W jaki sposób zamierzają pozyskiwać kapitał? Jak chcą budować wartość swojego przedsiębiorstwa?

Jednoosobowa działalność gospodarcza może być bardzo dobrym rozwiązaniem na określonym etapie. Jest prosta, daje dużą elastyczność i szybki dostęp do pieniędzy. Natomiast wraz ze wzrostem firmy mogą pojawić się potrzeby, na które taka firma przestaje odpowiadać. Większa skala działania, inwestorzy, wspólnicy, bardziej złożone projekty czy konieczność oddzielenia różnych obszarów biznesu.

Wtedy bardziej zaawansowana struktura zaczyna mieć sens. Nie dlatego, że jest bardziej profesjonalna, tylko dlatego, że odpowiada na realne potrzeby. Forma prawna powinna być jak dobrze uszyty garnitur. Możemy kupić coś, co jest modne i wszyscy to noszą, ale pytanie brzmi, czy to rzeczywiście pasuje do nas. Firma się zmienia, więc ten garnitur też trzeba czasem zmienić. Rozwiązanie, które było idealne na początku działalności, po kilku latach może zacząć ograniczać rozwój.

I tutaj pojawia się jeszcze jeden bardzo ważny element, bardziej zaawansowana struktura wymaga bardziej świadomego zarządzania. Spółka daje większe możliwości, ale wymaga też większej dojrzałości organizacyjnej. To już nie jest tylko kwestia rozliczeń, ale zarządzania finansami, procesami i informacją.

Pamiętajmy też o tym, że formę prawną można stosunkowo łatwo zmienić. To jest coś, do czego przedsiębiorca powinien regularnie wracać i sprawdzać, czy obecne rozwiązanie nadal wspiera jego cele. Bo dobra struktura nie jest celem samym w sobie. Ona ma pomagać firmie rosnąć.

Mówi Pani często, że przedsiębiorcy powinni przestać liczyć podatki i zacząć liczyć pieniądze. Proszę rozwinąć tę myśl.

Możemy stworzyć rozwiązanie, w którym formalnie obniżymy poziom podatków, ale nie oznacza to automatycznie, że właściciel będzie miał większą swobodę finansową, większe bezpieczeństwo albo więcej środków na rozwój. Sama wysokość podatku jest tylko jednym elementem całego modelu działania firmy.

Bardzo często widać to przy rozmowach o zmianie formy prawnej. Przedsiębiorca porównuje wyłącznie obciążenia, tutaj zapłacę tyle, tutaj zapłacę mniej. Ale trzeba policzyć wszystko: koszty obsługi, czas, formalności, dostęp do pieniędzy, ryzyko, plan rozwoju firmy. Dopiero wtedy widzimy prawdziwy obraz.

Podobnie działa tak zwana iluzja tarczy podatkowej. Przez lata wielu przedsiębiorców było uczonych myślenia - rób koszty, żeby nie płacić podatku. Tylko bardzo często nikt nie zadaje pytania, czy ten koszt naprawdę wzmacnia firmę, czy przyczynia się do jej rozwoju. Jeżeli kupuję maszynę, technologię albo zatrudniam specjalistę, który zwiększa możliwości przedsiębiorstwa, to jest inwestycja. Taki wydatek może budować przyszłą wartość firmy. Ale jeżeli kupuję coś tylko dlatego, żeby obniżyć podatek, to często nie jest decyzja biznesowa, tylko konsumpcyjna.

Najprostszy przykład, wydaję 10 tysięcy złotych, żeby zapłacić około 2,5 tysiąca złotych podatku mniej. Matematycznie oznacza to, że nadal wydałam 10 tysięcy. Nie stałam się bogatsza, tylko biedniejsza, mimo tego, że zapłaciłam niższy podatek. A bardzo często właśnie tak działają przedsiębiorcy. Podatek jest traktowany jako strata, więc próbujemy go za wszelką cenę uniknąć. Tymczasem zdrowa firma musi zarabiać, musi generować zysk i budować kapitał. Podatek jest konsekwencją tego, że biznes przynosi dochód.

To bardzo dobrze pokazały ostatnie lata i różne sytuacje kryzysowe. W trudnych momentach nie zawsze najlepiej radzą sobie firmy z największymi obrotami czy te, które najlepiej optymalizowały podatki. Często najlepiej przechodzą przez kryzysy te przedsiębiorstwa, które mają kapitał, płynność i przestrzeń do podejmowania decyzji.

Porozmawiajmy o spółce z o.o. Daje ona ogromne możliwości, ale również wiąże się z obciążeniami, z których istnienia nie wszyscy zdają sobie sprawę.

 

Jedną z największych zmian, szczególnie dla osób przechodzących z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z o.o., jest forma dostępu do pieniędzy. W JDG przedsiębiorca jest przyzwyczajony, że środki firmowe są jego środkami. Może nimi zarządzać bardzo swobodnie. W spółce z o.o. sytuacja wygląda inaczej, pieniądze spółki są pieniędzmi spółki, a nie prywatnymi pieniędzmi właściciela.

To wydaje się oczywiste, ale w praktyce dla wielu osób jest dużą zmianą mentalną. Nawet jeżeli ktoś jest właścicielem i prezesem, musi pamiętać, że stworzył osobny podmiot. Potrzebny jest odpowiedni sposób wypłaty środków, dokumentowania decyzji i zarządzania finansami.

Drugi element to większa formalizacja. Spółka z o.o. jest świetnym narzędziem, ale wymaga większej świadomości organizacyjnej. Pojawiają się obowiązki związane z dokumentacją, uchwałami, pełną księgowością, podejmowaniem określonych decyzji w odpowiedniej formie. To nie jest problem, jeżeli przedsiębiorca tego potrzebuje i jest na to przygotowany. Problem pojawia się wtedy, gdy tworzymy dużą, skomplikowaną strukturę, a później jesteśmy zaskoczeni, że trzeba ją obsługiwać.

Dlatego bardzo często mówię też o koszcie energetycznym prowadzenia biznesu. Zwykle analizujemy tylko koszt finansowy, ile zapłacę za księgowość, ile podatku zaoszczędzę, jakie będą opłaty. Ale rzadko liczymy czas, uwagę i energię, którą musimy poświęcić na obsługę bardziej skomplikowanej struktury. A przedsiębiorca ma ograniczone zasoby. Jego czas i koncentracja również mają wartość. Jeżeli część tej energii musi przesunąć z rozwoju firmy, sprzedaży czy tworzenia nowych produktów na obsługę struktury, to też jest koszt biznesowy.

Trzeba również pamiętać, że przepisy i interpretacje się zmieniają. Czasami przedsiębiorcy wybierają jakieś rozwiązanie, ponieważ w danym momencie jest bardzo popularne i wszyscy o nim mówią. Ale biznesu nie buduje się na chwilowej luce czy jednym mechanizmie optymalizacyjnym. To, co działa dzisiaj, za kilka lat może wyglądać zupełnie inaczej.

 

Dlatego zawsze warto zadać sobie pytanie, czy wybieram tę formę dlatego, że rzeczywiście wspiera mój model biznesowy, czy dlatego, że próbuję rozwiązać jeden konkretny problem? Bo dobrze dobrana struktura daje przedsiębiorcy ogromne możliwości. Pozwala budować bardziej dojrzałą organizację, przygotować firmę do wzrostu, uporządkować finanse, myśleć o inwestorach czy nowych projektach. Ale tylko wtedy, kiedy jest świadomą decyzją.

 

Spółka z o.o. nie powinna być traktowana jak sposób na obejście problemów. To jest narzędzie do zarządzania bardziej zaawansowanym biznesem. A każde bardziej zaawansowane narzędzie wymaga wiedzy, odpowiedzialności i gotowości do korzystania z niego we właściwy sposób.

 

Czyli tak naprawdę, unikanie podatku przeszkadza w budowaniu kapitału, ogranicza środki na rozwój i uniemożliwia innowacyjność?

 

Kapitał daje przedsiębiorcy coś niezwykle ważnego, czas i możliwość podejmowania decyzji. Firma, która ma rezerwy, może spokojniej reagować. Może utrzymać zespół, poczekać na zmianę sytuacji, wykorzystać okazje inwestycyjne. Firma, która wszystko konsumowała albo przez lata koncentrowała się wyłącznie na minimalizowaniu podatków, takiej przestrzeni często nie ma.

 

Dlatego nie powinniśmy patrzeć na pieniądze pozostające w firmie jak na problem. To nie jest kwota, którą trzeba jak najszybciej wydać. To jest paliwo do dalszego rozwoju. I to jest ogromna różnica w sposobie myślenia. Bo jeżeli przedsiębiorca przez cały czas koncentruje się na unikaniu podatku, bardzo łatwo może przestać budować wartość. A przecież celem biznesu nie jest stworzenie firmy, która ma jak najwięcej kosztów. Celem jest stworzenie firmy, która potrafi zarabiać, gromadzić kapitał i dzięki temu finansować swoją przyszłość.

 

A w takim razie w jaki sposób tworzyć struktury gospodarcze, które wspierają innowacyjność?

 

Jeżeli myślimy o firmie długoterminowo, to zaczynamy zadawać zupełnie inne pytania. Jak moja firma ma wyglądać za kilka lat? Czy chcę ją skalować? Czy chcę wejść na nowe rynki? Czy planuję pozyskać inwestora? Czy chcę kiedyś sprzedać biznes albo przekazać go następnemu pokoleniu?

 

W przypadku wielu biznesów prostsza forma działalności przez długi czas może być wystarczająca. Natomiast są sytuacje, w których bardziej rozbudowana struktura daje przedsiębiorcy większe możliwości. Pozwala inaczej spojrzeć na firmę, już nie tylko jak na źródło bieżącego dochodu, ale jak na organizację, która ma swoją wartość.

 

To jest bardzo ważne szczególnie przy innowacyjnych projektach. Nowe przedsięwzięcia zawsze wiążą się z niepewnością. Testujemy rozwiązania, inwestujemy, rozwijamy produkty, sprawdzamy rynek. Odpowiednia struktura może pomóc uporządkować te działania, oddzielić różne projekty, lepiej mierzyć ich efektywność, świadomie zarządzać finansowaniem.

 

Ale jeszcze raz podkreślę, spółka, sama w sobie, nie jest niczym innowacyjnym. To jest tylko narzędzie. Pytanie brzmi, czy przedsiębiorca potrafi z tego narzędzia skorzystać.

 

Dużą wartością bardziej zaawansowanych struktur jest też zmiana sposobu patrzenia na liczby. Pełna księgowość, która często jest postrzegana wyłącznie jako dodatkowy obowiązek, może stać się źródłem bardzo wartościowych informacji zarządczych. Dobrze wykorzystana pozwala przestać patrzeć wyłącznie na podatki, a zacząć analizować biznes, rentowność, kapitał, koszty, efektywność poszczególnych działań. To szczególnie istotne, jeżeli firma chce rosnąć. Inwestor, bank czy potencjalny nabywca biznesu nie patrzy tylko na to, czy mamy dobry pomysł. Patrzy na to, czy firma jest uporządkowana, czy ma przejrzyste finanse, czy jej wynik można analizować i czy organizacja jest przygotowana do dalszego rozwoju.

 

Dlatego dobrze dobrana forma prawna może być elementem budowania wartości firmy. Może ułatwiać pozyskanie kapitału, wprowadzanie wspólników, rozwijanie nowych projektów czy przygotowanie przedsiębiorstwa do sprzedaży. Ale zawsze wracamy do tego samego punktu, najpierw strategia, potem struktura. Najpierw trzeba wiedzieć, jaki biznes chcemy budować, a dopiero później dobrać rozwiązania prawne i finansowe.

Rozmawiał Mateusz Banaszak

 

Aleksandra Kornaszewska pomaga przedsiębiorcom odzyskać kontrolę nad finansami i spojrzeć na nie jak na realne narzędzie prowadzenia biznesu, a nie jedynie obowiązek rozliczeniowy. 

Na co dzień związana jest z Meritum - Centrum Obsługi Biznesu, gdzie rozwija model nowoczesnego biura rachunkowego, opartego nie tylko na poprawności rozliczeń, lecz przede wszystkim na jakości informacji, procesów i relacji z klientem. Jej podejście zakłada, że finanse powinny pełnić rolę systemu operacyjnego firmy, dostarczać aktualnych danych, porządkować działania organizacji i umożliwiać świadome zarządzanie.

Szczególny nacisk kładzie na przejście od księgowości reaktywnej do modelu „live finance”, w którym przedsiębiorca ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym i może na bieżąco analizować sytuację finansową. Wdraża rozwiązania cyfrowe, które usprawniają obieg dokumentów, zwiększają transparentność i budują nową jakość komunikacji między biurem rachunkowym a klientem.

Aleksandra Kornaszewska promuje podejście, w którym outsourcing usług finansowych nie ogranicza kontroli nad biznesem, lecz ją wzmacnia, pod warunkiem odpowiedniego uporządkowania procesów i współpracy z zespołem o wysokich kompetencjach. Jej praca koncentruje się na tworzeniu środowiska, w którym finanse stają się źródłem przewagi konkurencyjnej, a nie jedynie obowiązkiem regulacyjnym.