Jak skrócić organizację wyjazdu dla 100 pracowników z kilku tygodni do kilku godzin?

Organizacja wyjazdu dla 100 pracowników brzmi niczym projekt logistyczny. I z praktycznego punktu widzenia często właśnie nim jest. Należy zebrać listę uczestników, ustalić miasta startu (szczególnie w przypadku zespołu rozproszonych), znaleźć odpowiednie połączenia, dopasować noclegi, sprawdzić wszystko z polityką podróży (lub założonym budżetem), pilnować zmian (bo takie zdarzają się w najmniej oczekiwanym momencie), aż wreszcie na końcu rozliczyć wszystkie faktury.

Dopóki firma wysyła w podróż trzy osoby, np. na targi, wiele rzeczy można jeszcze załatwić ręcznie. Kilka maili i rozmów, kilka rezerwacji oraz potwierdzenie od przełożonego. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy np. na konferencję jedzie kilkadziesiąt osób z różnych oddziałów. Właśnie w takich momentach manualna organizacja podróży przestaje być drobnym zadaniem administracyjnym. Staje się obciążeniem operacyjnym, które zabiera cenny czas osobom z administracji, HR, finansów oraz zespołów managerskich.

Organizacja wyjazdu dla 100 pracowników brzmi niczym projekt logistyczny. I z praktycznego punktu widzenia często właśnie nim jest. Należy zebrać listę uczestników, ustalić miasta startu (szczególnie w przypadku zespołu rozproszonych), znaleźć odpowiednie połączenia, dopasować noclegi, sprawdzić wszystko z polityką podróży (lub założonym budżetem), pilnować zmian (bo takie zdarzają się w najmniej oczekiwanym momencie), aż wreszcie na końcu rozliczyć wszystkie faktury. Dopóki firma wysyła w podróż trzy osoby, np. na targi, wiele rzeczy można jeszcze załatwić ręcznie. Kilka maili i rozmów, kilka rezerwacji oraz potwierdzenie od przełożonego. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy np. na konferencję jedzie kilkadziesiąt osób z różnych oddziałów. Właśnie w takich momentach manualna organizacja podróży przestaje być drobnym zadaniem administracyjnym. Staje się obciążeniem operacyjnym, które zabiera cenny czas osobom z administracji, HR, finansów oraz zespołów managerskich.

 

Firmowe wyjazdy grupowe rosną razem z biznesem

W dużej ilości przedsiębiorstw, które dynamicznie się rozwijają z roku na rok rośnie liczba wydarzeń firmowych. Coraz trudniej jest pozyskać i utrzymać klientów, dlatego firmy wysyłają zespoły na targi branżowe czy organizują różne spotkania. Do tego dochodzą wydarzenia np. dla partnerów biznesowych, z którymi też bardzo istotne są dobre relacje. Dla właścicieli firm takie wyjazdy mają jasny cel. Mają wzmacniać sprzedaż, rozwijać kompetencje, wspierać ekspansję albo usprawniać komunikację między zespołami.

Z perspektywy osoby, która ma taki wyjazd zorganizować, zaczyna się jednak bardzo konkretna praca operacyjna. Najpierw pojawia się lista uczestników. Potem pytania: kto jedzie z Warszawy, kto z Poznania, kto z Gdańska, kto musi być na miejscu dzień wcześniej, kto potrzebuje hotelu, kto wraca zaraz po wydarzeniu. Krótko mówiąc: ile ludzi, tyle przypadków. Przy 20 osobach robi się gęsto. Przy 100 osobach ręczne zarządzanie najzwyczajniej w świecie przestaje się sprawdzać.

 

Dlaczego ten proces tak często nadal odbywa się ręcznie?

W wielu firmach podróże służbowe są częściowo uporządkowane. Istnieje polityka podróży, są limity hotelowe, są procedury akceptacji i ktoś odpowiada za faktury. Mimo to wyjazdy grupowe bardzo często wypadają poza standardowy schemat. Jeżeli firma nie ma narzędzia, które łączy wiele niezbędnych elementów w jeden proces, zaczyna korzystać z tego, co jest pod ręką. Z maili, arkuszy, komunikatorów, ręcznych zestawień i indywidualnych rezerwacji. Na początku wydaje się to w miarę wystarczające. Z czasem widać jednak, że każda zmiana uruchamia generuje dodatkową pracę operacyjną. Ktoś właśnie chce zmienić godzinę lotu. Ktoś rezygnuje z udziału, a inna osoba dopytuje, czy może wrócić dzień później. Wszystkie te drobne sytuacje razem tworzą koszt, którego często nie widać w budżecie wydarzenia, ale bardzo wyraźnie czuć go w pracy zespołu.

 

Ukryty koszt dużego wyjazdu firmowego

W firmach dużo mówi się o cenach biletów, hoteli i dietach. To zrozumiałe, ponieważ są to koszty widoczne na fakturach. Przy dużych wyjazdach równie ważny jest jednak koszt obsługi całego procesu. Jeżeli jedna osoba przez kilka dni zbiera informacje, porównuje połączenia, sprawdza dostępność hoteli, pilnuje limitów i odpowiada na pytania uczestników, firma płaci nie tylko za podróż. Płaci także za ręczne zarządzanie danymi, które mogłyby być uporządkowane automatycznie. Do tego dochodzi ryzyko błędów, takich jak literówka w nazwisku (i na bilecie lotniczym!), zła data, podwójna rezerwacja, faktura przypisana do niewłaściwego projektu. Największy problem polega na tym, że firma często widzi pełny obraz dopiero po fakcie i nie może w żaden sposób interweniować w trakcie.

 

Event predefiniowany, czyli wyjazd grupowy jako uporządkowany proces

Jednym z rozwiązań tego problemu są eventy predefiniowane na platformie worktrips.com. To funkcja została stworzona z myślą o firmach, dla których organizacja wyjazdów firmowych dla zespołów rozproszonych na wydarzenia biznesowe, targi, szkolenia, konferencje jest codziennym wyzwaniem.

Eventy predefiniowane można najprościej opisać jako mozliwość tworzenia gotowych szablonów podróży grupowych. Firma tworzy jedno wydarzenie, określa jego termin, miejsce, uczestników, budżet i zasady. Pracownicy widzą w systemie gotowy event i mogą samodzielnie wybrać transport lub nocleg w ramach wcześniej ustalonych reguł.

Najważniejsze jest to, że wszyscy uczestnicy jadą na to samo wydarzenie, ale nie muszą podróżować w taki sam sposób. Pracownik z Krakowa może wybrać inne połączenie niż pracownik z Gdańska. Firma nadal zachowuje kontrolę nad całością, ponieważ zasady są zapisane w systemie, a nie rozproszone po mailach.

W praktyce administrator tworzy wydarzenie, przypisuje uczestników, ustala budżet całkowity i limity dla konkretnych osób lub grup. Może też określić, które elementy podróży pracownik może wybrać samodzielnie. Czasem będzie to tylko transport, czasem hotel, a czasem pełny zakres wyjazdu. Do wydarzenia można przypisać osobną politykę podróży, co jest szczególnie przydatne przy targach, konferencjach i wydarzeniach, gdzie standard cenowy bywa inny niż przy zwykłej delegacji.

 

Co dokładnie może zyskać firma dzięki eventom predefiniowanym?

Pierwszą korzyścią jest czas. Przy dużych wyjazdach najwięcej energii pochłania nie samo kliknięcie rezerwacji, lecz koordynacja. Kto ma jechać, skąd, kiedy, w jakim standardzie i za jaki budżet. Eventy predefiniowane przenoszą dużą część tej pracy do systemu. Osoba organizująca taki wyjazd z ramienia firmy nie musi pytać każdego uczestnika o podstawowe dane, ponieważ najważniejsze parametry wydarzenia są już ustawione.

Drugą korzyścią jest kontrola kosztów. Przy wydarzeniu grupowym łatwo stracić z oczu całość budżetu, szczególnie gdy rezerwacje są robione w różnym czasie i przez różne osoby. Platforma worktrips.com pozwala ustalić budżet wydarzenia i limity dla podróżujących. Jeżeli pojawia się przekroczenie, taki przypadek może trafić do ręcznej weryfikacji. Dzięki temu firma reaguje w trakcie organizacji, a nie dopiero po otrzymaniu faktur.

Trzecia korzyść dotyczy raportowania. Przy klasycznym modelu po zakończeniu wydarzenia ktoś musi zebrać koszty, sprawdzić uczestników, uporządkować anulacje i przygotować dane dla finansów. Gdy wszystkie rezerwacje są przypisane do jednego eventu, osoba zarządzająca może bezpośrednio w systemie wygenerować raport w zaledwie kilka kliknięć.

Czwarty element to wygoda pracowników. W wielu firmach pracownik nie wie, czy dana opcja podróży jest zgodna z polityką firmy. Pyta więc administrację, managera albo rezerwuje coś samodzielnie i dopiero później okazuje się, że trzeba to skorygować. Przy evencie predefiniowanym widzi dostępne możliwości w ramach ustalonych zasad. Ma wpływ na wybór, ale porusza się w granicach zaakceptowanych przez przedsiębiorstwo.

 

Wyjazdy grupowe też potrzebują procesu

W wielu firmach nadal, mówiąc kolokwialnie, pokutuje przekonanie, że większa swoboda pracownika oznacza mniejszą kontrolę po stronie organizacji. Przy grupowych wyjazdach służbowych nie musi tak być. Jeżeli zasady są dobrze zapisane w systemie worktrips.com, pracownik może samodzielnie wybrać dogodny lot, pociąg czy hotel, a firma nadal zachowuje pełną kontrolę nad budżetem i polityką podróży. Zamiast tygodni korespondencji firma może przygotować wydarzenie, przypisać uczestników, ustawić zasady i uruchomić proces rezerwacji w znacznie krótszym czasie.

Eventy predefiniowane wpisują się też w trend cyfryzacji procesów biznesowych. Firmy od wielu już lat porządkują sprzedaż w CRM-ach, finanse w systemach księgowych, HR w platformach kadrowych, a dokumenty w cyfrowym obiegu. Podróże służbowe i wydarzenia firmowe coraz częściej przechodzą podobną drogę, a jest to możliwe właśnie dzięki narzędziu worktrips.com. Jeśli Twoja organizacja regularnie wysyła zespoły na wydarzenia biznesowe, to koniecznie wypróbuj demo worktrips.com i porzekonaj się jak technologia może uporządkować procesy związane z mobilnością pracowników w Twojej firmie.